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Ante una situación que impide el progreso de nuestra empresa nos vemos obligados a retroceder al origen del sistema en busca de los cambios realizados con respecto a la situación actual (auditoria). A partir de sucesos anteriores se detectarán los cambios que han generado un impacto negativo y se podrán corregir dichas acciones.
Sin embargo, para evaluar y comparar situaciones se requiere de la existencia previa de protocolos que recojan datos de las variables implicadas en el manejo (personas, ambiente y animales – ver Parte I del artículo). De modo que, para evaluar e investigar cambios se requiere de una visión y conocimiento global así como una opinión imparcial de los factores implicados en el sistema. Así, una auditoria debe incluir los siguientes aspectos:
1) Exploración de datos a través de parámetros cuantificables: desempeño de las personas, resultados que generan los animales así como variables que proceden del lugar de trabajo y repercuten en las dos anteriores.
2) Relación entre todos los parámetros y análisis de resultados.
3) Comparación y detección de cambios con respecto a situaciones previas.
4) Desarrollo e implantación de un plan de trabajo que contemple el Bienestar del sistema.
¿Quién es la persona más indicada para realizar una auditoria?
Aquella que sepa actuar como un observador externo al sistema contemplando todas las variables implicadas en el proceso, analizando una a una e interrelacionando los puntos comunes entre ellas. Esto es comparable a abrir una puerta sin saber lo que ocurrirá al otro lado, de forma que obliga al observador a investigar todos los factores que influyen en el manejo. Lo ideal sería que el empresario o la persona encargada de la empresa se responsabilizase del manejo íntegro de la ganadería. Sin embargo, cuando no se cumplen las premisas anteriores, es preferible contratar un asesor externo. De lo contrario, se requerirá de entrenamiento psicológico previo.
¿Cómo aprender a ser líder de mi empresa?
Reconociendo mi posición en el sistema y transmitiéndola a los restantes componentes del equipo de forma humilde y respetuosa (evitar acciones de mando y superioridad) con el objetivo de obtener la misma respuesta por parte de las personas con las que trabajamos.
Debemos partir de la base de que los problemas no existen, sino que se crean, ¿Quién los genera? Nosotros mismos. Con lo cual debemos llamarle alteraciones del manejo. ¿Por qué suceden dichos cambios? por una ausencia de protocolos (ej., ordeñar las vacas a distintas horas) o modificación de los mismos (ej., cambiar las pautas de tratamiento prescritas por el veterinario).
Los cambios surgen de situaciones inesperadas o no planteadas con anterioridad, bien por una situación personal (ej., impuntualidad en la llegada al trabajo) o laboral (ej., maquinaria estropeada). Y, los problemas graves suelen generarse a raíz de un desorden personal; por ejemplo, partiendo de la existencia de protocolos, un problema técnico debe contemplarse por escrito y si el personal es eficaz resolverá la situación sin mayor dificultad. Por el contrario, una alteración en el comportamiento humano como preocupaciones u obligaciones familiares pueden ser las responsables de que un individuo no sea capaz de seguir un protocolo.
¿Cómo puedo detectar cambios o conocer la evolución mi empresa?
Marcando objetivos alcanzables con respecto a situaciones anteriores. Estos estudios pueden realizarse intra-ganadería e inter-ganaderías (Benchmarking). Primero se recomienda explorar la evolución dentro una ganadería, con parámetros cuantificables en el tiempo, ej., producción de leche. Y, posteriormente establecer objetivos de referencia para ganaderías con similitudes en el número de animales, localización, sistema de estabulación y manejo.
¿Cómo resolveremos una situación de cambio?
Entrenando y motivando. El entrenamiento es una fase de adquisición de conocimientos y puesta en práctica de los mismos. El hecho de que las personas ejerciten una parte de su físico o memoria diariamente, enriquece, se trata de una disciplina que ayuda a construir nuestros valores. Esta debiera ser una labor personal que cada individuo realice por su propia voluntad e interés. Sin embargo no todas las personas están preparadas (por edad o cultura) o disponen de medios (económicos o materiales) para hacerlo. Con lo cual, cuando se detectan oportunidades de mejora a la situación personal o laboral de un individuo, de deben facilitar las herramientas necesarias para que el individuo pueda desarrollar y mejorar esa situación: cursos, libros didácticos, apoyo moral, etc.
¿El personal de mi empresa no es eficiente?
Quejándonos no encontraremos soluciones, si hemos contratado a un técnico tendremos que invertir tiempo y dinero en formarlo y comprenderlo. La eficiencia es el resultado del análisis costo-beneficio. Es decir, lo que se genera a partir de un número de horas trabajadas y una cantidad de trabajo desarrollado.
¿Cómo medir la eficiencia de un individuo? Monitorizando datos que afecten exclusivamente al trabajo desarrollado por la persona que queremos evaluar (evaluaciones del desempeño), situación que es complicada debido a las conexiones que existen entre todas las áreas de trabajo de una ganadería. Por ejemplo, las células somáticas dependen del manejo realizado por el ordeñador así como otras muchas variables (limpieza y manejo del ambiente, genética del animal, etc.).
La situación se complica cuando la responsabilidad recae en varias personas. Por ejemplo, si no existe suficiente espacio en un corral para todas las vacas debido a un cambio de lotes (mayor número de vacas que trabadizas y cubículos), los técnicos de la granja observan un comportamiento jerárquico entre novillas y adultas, el nutricionista advierte de que los animales se quedan sin comida en el pesebre por un largo periodo de tiempo y el veterinario de reproducción encuentra que los parámetros reproductivos han sido afectados negativamente este mes. Esta es la situación de muchas ganaderías en España, donde suele emplearse un técnico para cada área de trabajo (alimentación, reproducción, calidad de leche, podología, etc.).
¿Cómo encontrar una solución cuando están implicadas varias áreas de trabajo y técnicos del sistema?
Relacionando resultados de las distintas áreas (ej., vacas cojas vs distancia a la sala de ordeño) y comunicando por objetivos comunes (ej., ‘para incrementar la producción de leche debo tener menos del 15% de cojeras en el rebaño). Al existir varios técnicos implicados en el proceso, la toma de decisiones debe ser consensuada entre todos ellos tomando como referencia los objetivos del sistema y lograr así el equilibrio. Sin embargo conseguir que todos los técnicos se reúnan, pongan en común los resultados, los interpreten y debatan puede resultar complicado. ¿Por qué? incompatibilidad de personalidades. A veces un equipo de trabajo debe desintegrarse por falta de comprensión entre las personas, por ello, es esencial elegir desde el inicio el personal compatible con nuestra personalidad y sistema de trabajo.
¿Cómo sé cuál es el perfil que se adapta a mis necesidades personales y las de mi sistema?
Primero debo conocerme a mí mismo (virtudes y defectos), es decir, los valores en los que asentaré mi sistema y, posteriormente conocer los objetivos por los cuales voy a trabajar. Decidir las personas que trabajarán con nosotros es como elegir una pareja sentimental y a largo plazo, ya que emplearemos mínimo 8 de nuestras 24 horas del día junto a ellas.
En el caso de que nos recomienden a alguien, si no existe comunicación y comprensión al intercambiar puntos de vista, resultará arriesgado establecer un compromiso con dicha persona. Además, cambiar de técnicos constantemente alterará tanto la rutina de los animales como la nuestra propia, rompiendo la estabilidad del sistema.
¿Elegir a un técnico por habilidades profesionales o personales?
Esto es APTITUD vs ACTITUD. Una capacidad técnica elevada no es síntoma de éxito, ya que el potencial de trabajo de una persona puede verse afectado negativamente por su personalidad. Es preferible seleccionar una persona compatible con nosotros psicológicamente aunque tenga menor capacidad de desarrollo, ya que a la larga se evitarán discusiones.
Conocer el carácter y forma de pensar de la persona a la que nos dirigimos es clave para tratar de entender cómo piensa, cuáles son sus puntos fuertes (para adecuar el puesto de trabajo a sus cualidades), y conocer sus debilidades (para ayudarle a superarlas y conseguir que se sienta mejor consigo misma y el resto del equipo). Con todo ello contribuimos positivamente a la sensación que percibe el individuo (motivación personal).
La motivación implica comprensión ¿Cómo se consigue? Sintiendo. La motivación es una sensación o percepción cognitiva, y no necesariamente se requiere de algo material para compensar el trabajo de una persona.
Llevando a cabo una disciplina a través de protocolos se mantiene de forma indirecta una motivación del personal, ya que desarrollar un trabajo bien organizado permite una mayor eficiencia. Sin embargo, no podemos descuidar la situación moral (personal y familiar) de cada individuo. Cuando se observan resultados negativos podría ser indicativo de un desequilibrio personal. Con lo cual el trabajo del líder no solo requiere de encontrar soluciones viables a un desorden laboral sino que también de proporcionar apoyo moral.
¿Cómo establecer un refuerzo positivo?
Por medio de un juego de competencias (benchmarking), de forma individual o colectiva y, a corto o largo plazo. Ej., evaluación colectiva y a largo plazo: observar la evolución positiva en el cuidado de los terneros, es decir, establecer un ranking mensual donde se registren, tratamientos, terneros enfermos y prácticas de manejo, de forma que se premian los trabajadores que contribuyen a un descenso en el número de tratamientos aplicados y contribuyan con un mayor número de terneros sanos.
¿Qué es lo que más motiva a un trabajador? Escucharlo. Las respuestas están en el interior de las personas y para conocerlas hay que conectar con ellas no solo verbalmente sino sentimentalmente.
Sentirse motivado puede ser el resultado de una simple conversación o una comunicación positiva de resultados obtenida del trabajo de un empleado, mostrándose así la satisfacción del empleador y empleado. Realizando reuniones frecuentes se permite la confianza entre las personas que forman parte del sistema. La comunicación beneficia la evolución de los equipos de trabajo mediante la discusión de resultados, expresión de dudas y opiniones y planteamiento de soluciones.
La motivación por medios materiales consiste en otorgar un premio valorado en dinero, esto es, no solo un incentivo salarial o un bono sino también conceder un día libre, tiempo de descanso entre tareas, organizar cursos de formación, juegos que requieran la participación de todos los compañeros de trabajo para favorecer las relaciones interpersonales, e incluso organizar un viaje en familia o con los compañeros de empresa para reforzar la estabilidad y conciliación de la vida familiar con la laboral. En muchas ocasiones las personas no saben cómo emplear su tiempo libre o malgastan el dinero y/o tiempo concedido, por ello conocer a las personas con las que trabajamos y ofrecerles lo que realmente necesitan será en beneficio de todos.
Una falta de motivación, puede ser el origen de un descenso en el rendimiento laboral.
¿Es rentable despedir a un trabajador?
No, es más rentable invertir en él que reemplazarlo (siempre que se haya hecho una selección previa del personal a contratar).
Las evaluaciones de desempeño no generarán resultados positivos si no existe entrenamiento y motivación previa. El incremento de horas de trabajo para la realización de las mismas tareas puede ser un indicativo de depresión, con lo cual, centrarnos exclusivamente en datos técnicos no es la respuesta a todos los problemas y, muchas veces necesitamos obtener datos personales (escuchando, contemplando y analizando el origen de problemas intrínsecos al individuo).
Para conseguir la excelencia en el desempeño se requiere que todas las personas del sistema sigan un circulo de seis fases consigo mismas y con los compañeros: 1) Monitorizar (analizando), 2) Aprender (escuchando), 3) Enseñar (comunicando), 4) Evaluar (reconociendo), 5) Recompensar (motivando), 6) Progresar (entrenando).
Pilares para el desarrollo de una empresa:
1) Valores y Objetivos
2) Organización del trabajo
3) Coordinación de equipos
4) Monitorización del trabajo
5) Comunicación de resultados
6) Auditoria
7) Benchmarking
8) Entrenamiento
9) Motivación
10) Evaluación del desempeño
